Sistema de gestión documental para el procesamiento del archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Técnica de Manabí
DOI:
https://doi.org/10.56048/MQR20225.9.3.2025.e987Palabras clave:
Sistema de gestión documental; procesamiento de archivoResumen
Las instituciones de educación superior enfrentan retos significativos en su gestión documental, ineficiencia que refleja un clima de desorganización y limitaciones en la calidad de servicios que brinda a la comunidad universitaria. La investigación se efectuó con el objetivo de evaluar el nivel de cumplimiento del sistema de gestión documental en el procesamiento del archivo de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Técnica de Manabí, la indagación se efectuó de tipo descriptiva, bajo diseño no experimental, con enfoque mixto; para la recolección de datos se empleó la técnica de la encuesta estructurada y la lista de cotejo con rúbrica, la población estuvo conformada por 63 funcionarios universitarios incluyendo vicedecanos, comisión de evaluación POA, vinculación, prácticas pre- profesionales, seguimiento a graduados, titulación e investigación, tutorías, reactivos y secretarías que forman parte de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Técnica de Manabí; se seleccionó una muestra no probabilística intencional de 19 participantes que cumplen funciones directamente relacionadas con el manejo de documentos de la Unidad Académica mencionada. Los resultados evidenciaron que existe un bajo nivel de cumplimiento en su SGD, debido a que no cuenta con un sistema de clasificación ordenado y estandarizado por protocolos de conservación, preservación física y digital; situación que pone en riesgo la seguridad, accesibilidad y preservación de la información institucional. En consecuencia, es indispensable implementar una política pública formal en concordancia con leyes locales e institucionales, propuesta que debe ser instaurada por los máximos organismos de la institución.
Descargas
Métricas
Cited
DOI: 10.56048
Citas
Alpajón, E. y Rodríguez, M. (2022) Pautas para la organización documental del archivo central de la Universidad de MOA [Tesis de grado, Universidad de MOA Dr. Antonio Núñez Jiménez, Cuba]. https://n9.cl/2chu0
Balboa, M. y Medina, G. (2021). Gestión documental y transformación digital en el estado de Chile: un estudio de caso. AMOXTLI, 7(1), 2-32. https://doi.org/10.38123/amox7.204
Barrientos, S. (2025). Desarrollo de un modelo integrado para la gestión de los procesos operativos con base en la aplicación SharePoint para la empresa ELECTRICAS JIMENEZ Y MEJIA SAS de [Informe de práctica]. Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia. https://n9.cl/1tr5s
Bobadilla, J., Rodríguez, J., Gensollen, A. y Seminario, J. (2023). Estrategias Integradas en los trámites documentarios para mejorar los procesos en las Universidades Públicas del Perú. Revista de Climatología, 23(Edición especial), 4128-4133. https://n9.cl/m2z1x
Bodero, E., De Giusti, M. y Morales, C. (2022). Preservación digital a largo plazo: estándares, auditoría, madurez y planificación estratégica. Revista Interamericana de bibliotecología, 45(2), https://n9.cl/zs6xso
Bravo, M. (2023). Importancia de los archivos y bibliotecas en la planificación estratégica de las universidades ecuatorianas. Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales ReHuSo, 8(1), 80-97. https://doi.org/10.33936/rehuso.v8i1.4738
Castillo, J. y Torres, D. (2022). Metodología para especificar requisitos de gestión documental desde la ingeniería de requisitos. Investigación bibliotecológica, 36(91), 36-48. https://doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2022.91.58555
Corporación Autónoma Regional del Tolima Cortolima. (2023). Plan de Conservación documental. https://n9.cl/zlt8k
Del Castillo, J., Mena, M. y Torres, D. (2021). Propuesta de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana. Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud, 32(1). https://n9.cl/vxazko
Díaz, Y., Junco, T. y Ruíz, M. (2021). Sistema de gestión documental para la maestría en Gestión de la Información de la UH. Revista Cubana de Ciencias Informáticas, 15(4), 29-44. https://n9.cl/2ri97
Díaz, A., Olivera, D. y Zamora, I. (2022). Componentes para la conformación de políticas de gestión documental para universidades. Información, cultura y sociedad, (47), 79-92. https://dx.doi.org/10.34096/ics.i47.11515
Granizo, X. (2023). Prácticas organizacionales para la optimización en la gestión documental en las empresas. Revista Científica Bibliotecas. Anales de Investigación, 19(2), 1-10. https://n9.cl/7v60r
Hernández, R. y Mendoza, C. (2018). Metodología de la Investigación: las rutas cuantitativa, cualitativa y mixta. McG raw Hill Education. https://n9.cl/u5tj8
Hinojosa, G. (2024). Implementación de optimización de flujo del sistema de gestión documental (SGD) para generar valor público e institucional de la dirección distrital de defensa pública y acceso a la justicia de Lima este, 2024 [Tesis de grado, Universidad San Ignacio de Loyola, Lima-Perú]. https://n9.cl/uw2q39
López, J. y Fernández, A. (2022). La normativa ISO aplicable a la gestión documental de las empresas. La Razón.
Loor, K., García, L. y Cobacango, J. (2021). Identificación de metodologías para el diagnóstico de la gestión documental en universidades. Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales (ReHuso), Volumen especial agosto,119-129. https://doi.org/10.33936/rehuso.v6iEspecial.3780
Mora, R. (2019). Sistemas integrados de gestión de las normas ISO 9001 e ISO 30301 en el contexto notarial colombiano. Estudios Gerenciales, 35(151), 203-218. https://doi.org/10.18046/j.estger.2019.151.3248
Muñoz, Y. y Saltos, L. (2022). Procesos de gestión documental y organización de archivos desde las nuevas tendencias tecnológicas: caso Ministerio de Inclusión Económica y Social MIES. Polo del Conocimiento, 7(6), 2114-2131. https://n9.cl/dud93
Pacios, A. y Bravo, M. (2021). Una aproximación a la planificación en los archivos universitarios de Ecuador. Investigación bibliotecológica, 35(88), 127-145. https://doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2021.88.58398
Rodríguez, J., Herrera, J. y Chala, J. (2023). Análisis de la gestión documental y su impacto en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023. Revista Social Fronteriza 2024, 4(1), 1-23. https://doi.org/10.59814/resofro.2024.4(1)173
Secretaria Nacional de Administración Pública 1043. Norma de Gestión Documental para entidades de administración pública. 23 de mayo 2017. Registro oficial suplemento 445 de 25 de febrero de 2015. https://n9.cl/vctwy
Sosa, C., Caballero, F., Guzmán, J. y Perales, C. (2022). Gestión documental a través del Sistema Institucional de Archivos. Una aproximación desde el orden normativo mexicano. Revista General de Información y Documentación, 32(1), 243-265. https://dx.doi.org/10.5209/rgid.82947
Suárez, C. y García, L. (2021). El nivel de eficacia y eficiencia como principio fundamental de la gestión documental. Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales (ReHuSo), 6(1), 87-101. https://doi.org/10.5281/zenodo.5513107
Valverde, K. (2024) Implementación de un sistema de gestión documental para optimizar la administración de la información en la empresa INTERAMERICAN SERVICE CO SAC [Tesis de grado, Universidad Nacional del Santa, Chimbote Perú]. https://n9.cl/w4cxwc
Yaima, J. (2022) Requerimientos para un sistema de gestión de documento electrónico de archivo en entidades privadas del sector real en Bogotá [Tesis de Grado, Universidad de la Salle - Bogotá]. https://n9.cl/2coik
Zambrano, I., Quindemil, E. y Rumbaut, F. (2021). Gestión documental en universidades: Una mirada desde Latinoamérica. ReHuSo: Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales, 6(1), 108-119. https://doi.org/10.33936/rehuso.v6iEspecial.3779
Publicado
Cómo citar
Número
Sección
Categorías
Licencia
Esta obra está bajo una licencia internacional Creative Commons Atribución 4.0.
®
Los autores se comprometen a respetar la información académica de otros autores, y a ceder los derechos de autor a la Revista MQRInvestigar, para que el artículo pueda ser editado, publicado y distribuido. El contenido de los artículos científicos y de las publicaciones que aparecen en la revista es responsabilidad exclusiva de sus autores. La distribución de los artículos publicados se realiza bajo una licencia 
